Wil de werkgever een werknemer ontslaan, dan moet de werkgever, afhankelijk van de ontslaggrond, aantonen dat de werknemer niet binnen een redelijke termijn te herplaatsen is in een andere passende functie binnen het bedrijf. Gekeken moet worden naar functies die aansluiten bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer. Of de werkgever voldoende heeft gedaan aan herplaatsing van een werknemer, wordt getoetst door het UWV of de kantonrechter, uiteraard in samenhang met de ontslaggrond die de werkgever heeft aangevoerd. Blijkt dat de werkgever onvoldoende inspanningen heeft verricht, dan zal het UWV geen toestemming verlenen voor opzegging van de arbeidsovereenkomst en de kantonrechter zal de arbeidsovereenkomst niet ontbinden. Er geldt geen herplaatsingsplicht voor de werkgever die een werknemer op staande voet of tijdens een proeftijd ontslaat. De werkgever hoeft ook geen passende functie aan te bieden als dat niet past bij de reden van opzegging.
De tijd, die de werkgever moet nemen voor herplaatsing van een werknemer, is gelijk aan de termijn voor het opzeggen van de arbeidsovereenkomst. De wettelijke termijnen staan in artikel 7:672 BW. In een cao of de arbeidsovereenkomst kan een afwijkende opzegtermijn worden opgenomen. Voor werknemers met een arbeidshandicap geldt een standaard herplaatsingstermijn van 26 weken. Dit geldt ook voor werknemers die worden ontslagen wegens langdurige arbeidsongeschiktheid. De werkgever moet dan aannemelijk maken dat binnen 26 weken geen herstel zal optreden en de werknemer de werkzaamheden niet in aangepaste vorm zal kunnen verrichten.