Personeelsdossier

Niet elke werkgever maakt gebruik van gestructureerde personeelsdossiers. De werkgever mag in het personeelsdossier geen gegevens opnemen over ras, geloofsovertuiging, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens of gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag. Tevens is het voor de werkgever niet toegestaan om medische informatie onder te brengen in een personeelsdossier. Dit vloeit voort uit het feit dat de werkgever geen vragen mag stellen over de medische situatie. Een correct opgebouwd personeelsdossier bevat de volgende gegevens:

Persoonlijke gegevens:

• Naam, adres, woonplaats
• Een kopie van het identiteitsbewijs
• Sollicitatiebrief en CV
• Een opgaaf van gegevens voor de loonheffing
• Kopieën van diploma’s
• Indien door werkgever is verzocht: een Verklaring Omtrent het Gedrag
• Voor buitenlandse werknemers: werk- of verblijfsvergunning

Arbeidsovereenkomst en informatie over arbeidsvoorwaarden:

• Arbeidsovereenkomst(en)
• Aanvullingen of wijzigingen op de arbeidsovereenkomst
• Een pensioenregeling
• De voorwaarden voor en verstrekking van bedrijfseigendommen
• Afspraken over arbeidstijden
• Afspraken over vakantie en verlof

Informatie over loopbaan:

• Een functieomschrijving
• Basisafspraken over beoordelings- en/of functioneringsgesprekken
• De salarisschaalindeling
• Afspraken over loopbaan m.b.t. cursussen en opleidingen
• Studiekostenovereenkomst
• Toegekende promoties

Algemene Verordening Gegevensbescherming
Sedert 28 mei 2018 geeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voorwaarden voor het verwerken van persoonsgegevens en is daarmee van toepassing bij het aanleggen van personeelsdossiers. De regels uit de AVG worden gehandhaafd door de Autoriteit Persoonsgegevens.

De werkgever:

• Is verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van gegevens in het personeelsdossier;
• Mag niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, de gegevens moeten ter zake doen;
• Moet de werknemer informeren over de doelstelling om gegevens te verzamelen (het waarom toelichten);
• Moet persoonsgegevens beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
• Mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
• Moet de werknemer de mogelijkheid bieden om gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te corrigeren.

Personeelsdossier en verschil van inzicht
Een personeelsdossier kan helpen om feiten in uw voordeel aan te tonen. Een functiebeschrijving is de basis voor het gehele proces van functioneren en beoordelen van werknemers. Het dient als leidraad, als gids voor de organisatie en voor u als medewerker. Dat betekent ook dat een verschil van inzicht over het functioneren een vast kader heeft. Is er geen functiebeschrijving dan wordt het wel heel lastig voor u om als werknemer te begrijpen waar het aan schort in uw functioneren. Voor een werkgever ontbreekt in een dergelijk geval het kader waartegen het functioneren aangehouden kan worden. Lees meer hierover bij verschil van inzicht over functioneren.