Dossieropbouw en AVG

Leg voor iedere werknemer eenzelfde soort digitaal dossier of map met de hierna genoemde gestructureerde indeling aan. Maak een onderverdeling. Dat is overzichtelijk en maakt het werken met dossiers gemakkelijk. Een papieren dossier is fijn om achter de hand te hebben maar bewaar die op een plek waar niemand bij kan. Het is verboden gegevens in het personeelsdossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd. Dit is alleen anders als de wet daarvoor een uitzondering geeft. Ook medische informatie is ten strengste verboden in een personeelsdossier. Een personeelsdossier bevat in elk geval persoonlijke gegevens, arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden, documentatie over functioneren, ontwikkeling, ziekteverzuim en diversen of bijzonderheden.

Algemene Verordening Gegevensbescherming
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft voorwaarden voor het verwerken van persoonsgegevens en is daarmee van toepassing bij het aanleggen van personeelsdossiers. De regels uit de AVG worden gehandhaafd door de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit betekent dat u als werkgever:

• Verantwoordelijk bent voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
• Niet meer gegevens in het personeelsdossier mag vastleggen dan nodig is en de gegevens ter zake moeten doen;
• Werknemers moet informeren waarom u gegevens verzamelt;
• Persoonsgegevens moet beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
• Persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is;
• Werknemers de mogelijkheid moet bieden om de gegevens in te zien en eventueel te corrigeren, dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier.