Dossieropbouw en AVG

Leg voor iedere werknemer eenzelfde digitale dossier of map met de hierna genoemde gestructureerde indeling aan. Maak een onderverdeling. Dat is overzichtelijk en maakt het werken met dossiers gemakkelijk. Een fysiek dossier is fijn om achter de hand te hebben maar bewaar die op een plek waar er niemand bij kan. Het is verboden om in het personeelsdossier gegevens op te nemen over ras, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens, onrechtmatig of hinderlijk gedrag (waarvoor een verbod is opgelegd), medische informatie (ten strengste verboden in het personeelsdossier). Een personeelsdossier bevat in elk geval persoonlijke gegevens, arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden, documentatie over functioneren, ontwikkeling, ziekteverzuim en diversen of bijzonderheden.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is van toepassing op het aanleggen van personeelsdossiers en stelt voorwaarden voor het verwerken van persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is verantwoordelijk voor toezicht en naleving van de regels uit de AVG.

Dit betekent dat u als overheidswerkgever:

• Verantwoordelijk bent voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
• Niet meer gegevens in het personeelsdossier mag vastleggen dan nodig is, de gegevens ter zake moeten doen;
• Uw werknemers moet informeren waarom u gegevens verzamelt;
• Persoonsgegevens moet beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
• Persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is;
• Werknemers de mogelijkheid moet bieden om de gegevens in te zien en eventueel te corrigeren, dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier.