Een handreiking voor de werkgever in de praktijk van alle dag van de WWZ (1)

Het doel van de WWZ is om het ontslagrecht te hervormen en de positie van flexwerkers te versterken. De WWZ moet volgens de overheid bijdragen aan een fatsoenlijke arbeidsmarkt. Het systeem is echter zo ingewikkeld geworden dat het hierdoor voor werkgevers lastig is om juist te handelen. Ten aanzien van de WWZ is onze slogan daarom: Bezint, eer ge begint te praten of te handelen. Schijnbaar logische handelingen kunnen achteraf bezien veel geld kosten.

In dit artikel geven wij daarom een eerste handreiking voor u als werkgever om aan de slag te gaan met de WWZ en ervoor te zorgen dat u voorbereid bent op de komende veranderingen. Aan de hand van onderstaande checklist kunt u beoordelen of u goed bent voorbereid;
1. Bent u zich ervan bewust dat een goede dossieropbouw na 1 juli 2015 van wezenlijk belang is?
2. Bent u voorbereid op de scholingsverplichting die wettelijk is vastgelegd in de WWZ?
3. Hebt u uw (model)arbeidsovereenkomsten aangepast aan de WWZ?
4. Hebt u gedacht aan de aanzegplicht en inzichtelijk gemaakt wanneer welke werknemer schriftelijk moet worden aangezegd?
5. Hebt u alle tijdelijke contracten van werknemers op een rijtje gezet en weet u welke contracten u kan verlengen zonder dat er een contract voor onbepaalde tijd ontstaat (volgens de ketenregeling)?
6. Hebt u in kaart gebracht voor welke werknemers u na 1 juli 2015 een transitievergoeding dient te betalen en hoe hoog die vergoeding is? Hebt u hiervoor een reservering gemaakt in uw boekhouding?
7. Weet u wat er gaat veranderen voor werknemers die na het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd willen doorwerken?
8. Hebt u gedacht aan de WWZ wijzigingen ten aanzien van het uitzendbeding en de wijzigingen ten aanzien van payrolling?

De eerste twee vragen worden hieronder verder uitgewerkt. De uitwerking van de andere vragen zal binnenkort op onze site verschijnen. Houdt u daarom de site van OWL Juridisch Advies in de gaten.

Dossieropbouw

Met de invoering van de WWZ wordt het opbouwen en actueel houden van het personeelsdossier belangrijk voor de werkgever. In een personeelsdossier worden de persoonsgegevens, de rechtspositie en de arbeidsgeschiedenis van de werknemer bijgehouden. U houdt bij hoe iemand functioneert en wat voor verbeterpunten er zijn. Als het vervolgens mis gaat, zijn de functioneringsverslagen belangrijk. De rechter wijst een ontbinding wegens disfunctioneren niet toe als u niet duidelijk (met voorbeelden) aangeeft waar de werknemer in gebreke blijft.

Ten aanzien van de WWZ en het personeelsdossier geldt:
– Zorg ervoor dat er een personeelsdossier tot stand komt en dat het personeelsdossier actueel blijft;
– Houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met al uw werknemers;
– Leg alle wezenlijke gesprekken met uw werknemers op schrift (of in mail) vast, en stop een kopie in het personeelsdossier.

Hebt u geen idee welke documenten er allemaal in een personeelsdossier horen te zitten? OWL Juridisch Advies heeft voor u een lijst met documenten die in het personeelsdossier behoren te zitten. Wij kunnen u ook helpen met het opstellen van de documenten die u nog niet gebruikt in uw onderneming zoals een arbeidsovereenkomst, een functiebeschrijving of een standaard formulier voor het functioneringsgesprek. Is er in uw organisatie geen CAO van toepassing? Dan is het raadzaam om een aantal arbeidsvoorwaarden en regels die in uw organisatie gelden, vast te leggen in een personeelshandboek of huishoudelijk reglement. Denk hierbij ook aan gedragsregels ten aanzien van werkkleding en sociale hygiëne, de omgang met klanten of wat wel en niet toegestaan is ten aanzien van het gebruik van internet en sociale media.

Het is verstandig om ten aanzien van de wijze waarop de functioneringsgesprekken plaats zullen vinden een aantal regels op papier te zetten. Bijvoorbeeld hoe vaak een functioneringsgesprek plaats vindt, dat het gesprek ruim van tevoren aangekondigd moet worden, dat de werknemer de gelegenheid heeft om opmerkingen op het verslag te maken voordat deze definitief wordt vastgesteld enzovoorts. Wij beschikken over verschillende conceptregelingen en helpen u graag. Als u niet tevreden bent over het functioneren van uw werknemer, ga het gesprek dan aan. Het getuigt van respect en openheid als u het gesprek aangaat. Weeg af of er nog mogelijkheden zijn voor de toekomst. Als enkele gesprekken niet tot verbetering van het functioneren leiden, is het aanbieden van een formeel verbetertraject de volgende stap. In een plan van aanpak spreekt u samen af welke activiteiten ondernomen worden in het kader van het verbetertraject. Laat u hierbij goed adviseren over wat in redelijkheid van een werknemer verwacht mag worden en wat niet. Mocht een verbetertraject niet succesvol zijn, en u moet naar de rechter om ontslag aan te vragen, dan is dat wat schriftelijk is vastgelegd in het plan van aanpak en in gespreksverslagen waar de rechter zich op zal baseren. Hoe u zaken formuleert, is dan ook van groot belang.

Scholingsverplichting

Vanaf 1 juli 2015 is een werkgever wettelijk verplicht om aan werknemers scholing aan te bieden. Het advies is dan ook om voor uw onderneming een scholingsplan te maken en vast te leggen welke kosten hiermee gemoeid zijn. De wettelijke scholingsplicht brengt voor werkgevers een risico met zich mee: Een werknemer kan niet wegens disfunctioneren ontslagen worden als ongeschiktheid het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer. Wanneer de functie van de werknemer komt te vervallen of wanneer de werknemer niet langer in staat is zijn functie uit te oefenen, dan is de werkgever in beginsel ook verplicht de werknemer (om) te scholen, zodat de arbeidsovereenkomst kan worden voortgezet.
In het kader van de scholingsverplichting is het verstandig dat u vanaf de zomer 2015 over een studiekostenregeling en studiekostenovereenkomst beschikt. In de regeling legt u vast welke mogelijkheden er zijn ten aanzien van scholing en hoe de financiering door de werkgever eruit ziet. In de regeling staat ook wanneer de werknemer verplicht is tot terugbetaling van de investering in hem of haar. De overeenkomst wordt getekend door u en de werknemer als de werknemer een cursus of opleiding wil gaan volgen. Bij het opstellen van een studiekostenregeling en/of studiekostenovereenkomst zijn de juristen van OWL Juridisch Advies u graag van dienst.

Tot slot

Met bovenstaande checklist kunt u als werkgever controleren of u klaar bent voor de WWZ. Een aantal wijzigingen is reeds op 1 januari 2015 ingegaan, de overige wijzigingen met betrekking tot het arbeidsrecht gaan in op 1 juli 2015. Indien u na het lezen van deze checklist vragen hebt, kunt u contact opnemen met OWL Juridisch Advies. Wij helpen u graag bij het uitwerken van praktische zaken. Het arbeidsrecht en het ondernemingsrecht is de dagelijkse praktijk van de juristen van OWL Juridisch Advies. Wij kunnen voor u (model)arbeidsovereenkomsten en personeelsreglementen opstellen die voldoen aan alle WWZ eisen. Hebt u een specifieke vraag over een ingewikkelde casus dan kunnen wij u ook hiermee verder helpen. Voor de toepassing van het arbeidsrecht is het raadzaam ondersteuning te zoeken. Onze slogan is dan ook: Bezint, eer ge begint.